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Ranger ses papiers personnels par le biais de la numérisation peut être une bonne solution pour gagner de la place. Ainsi vos papiers personnels sont stockés dans des dossiers virtuels dans votre ordinateur et ne prennent aucune place chez vous. Il est aussi conseillé de placer ses papiers sur le cloud ou sur disques durs pour éviter toute perte. faites attention, si vous scannez vos documents au format numérique, ils n’auront pas la valeur des originaux. Ranger ses papiers personnels, quand on a un logement c’est plutôt facile. Mais si vous êtes plaisanciers à temps plein ou encore camping-cariste nomade, la place est très peu exploitable. Demander à son entourage de réaliser de ses papiers personnels reste très délicat…
Un retiré d’acte d’arrivée sur terre est demandé si vous devez refaire des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi nécessaire lors d’un cérémonie ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte de naissance peuvent être demandées : soit une copie intégrale qui ajoute, en plus des informations indispensables, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou la possession de la nationalité française ; soit un extrait d’acte de naissance avec filiation qui mentionne les conditions en ce qui concerne les parents ou pour terminer un levé d’acte d’arrivée sur terre sans filiation qui rapporte seulement les infos de la personne concernée par l’acte.
Les services de Cloud comme par exemple Dropbox, Google Drive ou Box sont pratiques, mais vous ne pensez pas toujours à mettre tous vos papiers dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul exemplaire sur le travail de la défunte machine. Avec un petit software comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à stocker dans le cloud, une copie de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais possèdent des dossiers importants.
Dans l’administratif, l’heure est à la dématérialisation : de plus en plus d’organismes limitent les envois de courriers et se concentrent sur les papiers dématérialisés, envoyés par e-mail ou disponibles sur la taille personnel en ligne de chaque personne. Certaines personnes sont encore dubitatives face à cette raréfaction du papier : toutefois, il s’agit d’un point positif pour notre planète — mais aussi pour le côté pratique, puisque le étendue de documents à retenir diminue d’année en année !
Idéalement, il est recommandé de réaliser un archivage de certains documents au minimum une fois annuellement. Les dossiers archivés sont rangés soigneusement dans des cartons par date ou par ordre alphabétique et par thème. Là encore, il est préférable de lancer une couleur par thème. Voici un exemple de rangement en détail : Chemise rose pour les documents de facturation, jaune pour les finances, bleu pour les assurances…Classement par ordre : ordre alphabétique de a à z ou par date ( chaque mois, puis par année ). Cela permet de faire facilement la distinction entre les papiers plus récents et plus anciens.
Trier et gérer ses papiers administratifs est une tâche bien ennuyante pour tout le monde ( ou quasi ) ! Personne n’aime s’y replacer. Pourtant, on vient de le dire, c’est une affaire inévitable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. Autant se mentaliser un peu et transformer cette ‘ épreuve ‘ en moment « relativement » agréable… Comment, me direz-vous ? D’abord en ritualisant ce moment : par exemple, je envisage d’y consacrer une heure le lundi en soirée si je travaille, ou bien 1 heure le vendredi matin à 9h. Pensez aussi à numériser vos papiers au format pdf et à remplir les fichiers sur votre disque dur.
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